Madbod på Torvet

UDBUD: Silkeborg Kommune bortforpagter madbod ved Det gamle Rådhus på Torvet i Silkeborg

Bod paa Torvet

Beskrivelse af boden
Pavillonen som boden er en del (ca. 7 m2) af er opført i dråbeform beklædt i træmaterialer, og består af henholdsvis boden og et affaldsrum. Forpagter af boden og brugerne af Det Gamle Rådhus skal deles om benyttelsen af dette affaldsrum.
Der medfølger ikke siddepladser til boden. Arealet omkring Madboden skal holdes rent for affald, og det er ikke tilladt at henstille skilte, borde, stole, varer eller andet materiel udenfor Madboden.
Pavillonen er tilsluttet vand og strøm. Forpagter betaler for eget forbrug af el og vand samt renovation.

Kontraktvarighed

Forpagtningskontrakten, indgås med opstart senest 01.01.2020 (men gerne tidligere), og løber tidsbegrænset i 3 år. Herefter forventes boden udbudt til salg, hvor forpagter har forkøbsret til højeste bud. Kontrakten kan opsiges af begge parter med 1 års varsel.

Sortiment

Boden er indrettet med udstyr til salg af "hurtig mad" som f.eks. pølser med brød og burgere og lign.
Ved tilbud på forpagtningsopgaven skal tilbudsgiver komme med forslag til sortiment.

Åbningstider

Forpagter er forpligtet til at have åbent hele året og som minimum i de omgivende butikkers åbningstid, bortset fra juleaftens dag, 1. juledag, 2. juledag og nytårsdag.
Det forventes i øvrigt at boden har åbent, når der er turistprægede aktiviteter i Silkeborg, f.eks. Regatta, Jazzfestival og lign. events i byen – som udgangspunkt i det tidsrum, som arrangementet varer.

Vilkår for forpagtningen er bl.a.

Minimumsforpagtningsafgift: 5 % af bodens omsætning pr. år. ekskl. moms, dog minimum 75.000 kr. pr. år. Der tillægges ikke moms. Forpagtningsafgiften er inkl. stadepladsleje.
Depositum: Svarende til 1 års forpagtningsafgift
Forpagteren forpligter sig til at tilbyde ”hurtig mad” fra det forpagtede, og forventes at kunne fremvise gyldigt hygiejnekursusbevis og førstehjælpsbevis.
Det gode værtskab er et vigtigt kendetegn for Silkeborg. Forpagter forventes derfor at være ambassadør for Silkeborg Kommunes kvaliteter og være parat til at hjælpe med vejledning og information til kunder og byens gæster.

 

Forpagter forpligter sig således til:

  • at have et godt kendskab til oplevelser, begivenheder, attraktioner og andre muligheder i hele kommunen

  • at samarbejde med VisitSilkeborg om formidling af turistinformation, brochurer m.m.

  • at gennemføre VisitSilkeborgs kursus i ”Det gode værtskab” i løbet af 2020

  • at kunne tale både dansk og engelsk og være en god vært for byen. Det gælder også eventuelt personale.

     

Afgivelse af bud

Interessetilkendegivelse i form af bindende tilbud afgives skriftligt som vedhæftet PDF-fil på sikkermail til grundsalg@silkeborg.dk med "Bud på forpagtning af Madboden" eller i lukket kuvert mærket ”Bud på forpagtning af Madboden” til Ejendomsstaben, Østergade 1, 2. sal, 8600 Silkeborg.

I interessetilkendegivelsen skal som minimum angives:

  • forpagtningsafgift (bud under minimumspris vil ikke blive taget i betragtning)

  • sortiment

  • forretningskoncept

Tilbudsfrist: Fredag d. 5. juli 2019 kl. 12.00

Herefter vil buddene blive gennemgået og vurderet. Endelig afklaring af bud forventes primo august måned.
Ved udvælgelse af det for kommunen samlet set mest attraktive tilbud, vil der blive lagt vægt på bud på forpagtningsafgift over mindsteprisen, præsentation af koncept samt erfaringer med de påtænkte aktiviteter.
Kommunen forbeholder sig ret til at afvise alle indkomne tilbud.

Bilag:

Spørgsmål og svar:

Spørgsmål 1: Hvorfor skal overtagelsen være senest 01.01.2020?
Svar 1: Den nuværende forpagter har opsagt forpagtningsaftalen, og ønsker at overlevere madboden hurtigst muligt til en ny forpagter, så derfor er det muligt at overtage tidligere end 01.01.2020.

Spørgsmål 2: Hvordan skal man kunne sælge burgere, når der ikke er nogen fryser?
Svar 2: Det er på nuværende tidspunkt ikke endeligt besluttet, hvilket sortiment der skal sælges fra boden. Det kan derfor ikke udelukkes, at den kommende forpagter får brug for at supplere op med andet driftsudstyr end det boden allerede er udstyret med.

Spørgsmål 3: Er det kommunen eller forpagter, der betaler brand og indboforsikring?
Svar 3: Kommunen tegner som bortforpagter bygningsforsikring, der indeholder storm- og brandforsikring. Forsikringen har en selvrisiko, på nuværende tidspunkt på 25.000 kr., der i tilfælde af skade afholdes af forpagteren, såfremt forpagter kan gøres ansvarlig for skaden efter almindelige gældende regler og praksis.
Kommunen tegner som bortforpagter derudover en løsøreforsikring på kommunens eget løsøre til dækning af skade ved brand inkl. El-skadedækning/udvidet kortslutningsdækning. Forsikringen har en selvrisiko på 25.000 kr. der i tilfælde af skade som er omfattet af forsikringen, afholdes af forpagter.
Såfremt der sker skade på kommunens løsøre og er skaden ikke omfattet af kommunens løsøreforsikring, forpligter forpagter sig til at reparere og om nødvendigt udskifte kommunens løsøre for egen regning. Forpagteren tegner selv forsikring over eget løsøre og afholder enhver udgift forbundet hermed.

Spørgsmål 4: Hvad med toiletadgang/ Hvor ligger toilettet og hvem deles det med?
Svar 4: Der vil være adgang til WC/brus i kælderen i Det gamle Rådhus.

Spørgsmål 5: Hvordan er holdningen til søndagsåbnet?
Svar 5: Det vil bero på en konkret vurdering bl.a. i forhold til de øvrige aktiviteter i byen.

Spørgsmål 6: Hvem renholder affaldsrum?
Svar 6: Brugerne af affaldsrummet, dvs. forpagteren og brugerne af Det gamle Rådhus, forpligter sig til i fællesskab at holde rummet rent og ryddeligt.

Spørgsmål 7: Kan affaldsrum laves om til lager til pølsevognen, således affaldscontainer flyttes udenfor (f.eks. bag ved det gamle rådhus)?
Svar 7: Det er på nuværende tidspunkt ikke en mulighed. Et af hovedformålene med etableringen af pavillonen er netop at give mulighed for at affaldscontainerne ikke skal stå frit udenfor.

Spørgsmål 8: Kan der laves aftale om ændringer i indretningen (udstyr)?
Svar 8: Om der kan ske ændringer i indretningen af boden afhænger af en konkret vurdering af bl.a. ændringens form og omfang.

 

Spørgsmål 9:
Hvad indebærer aftalen med VisitSilkeborg:
Hvor meget plads skal der sættes af til brochure?

Hvor meget tid skal der sættes af pr. uge til rådgivning?
Hvilken prioritet kan der være mellem kunder og turister (kan turister til information afvises, når der står kunder i kø til mad)?
Svar 9: Det er tanken at forpagteren og VisitSilkeborg i fællesskab finder frem til hvordan turistfunktionen bedst muligt opfyldes.

 

Spørgsmål 10: Er der tilstrækkelig udluftning i affaldsrum til kompressordelen fra Aircondition anlæg om sommeren, eller skal døren stå åben for at køle rummet ned?
Svar 10: Ja, døren kan holdes lukket.  

Spørgsmål 11: Der er ikke monteret markise eller andet, hvor kunderne kan står i læ – er der muligt at få dette monteret, og hvem skal betale?

Svar 11: Det vil bero på en konkret vurdering, der skal godkendes af bygningsejeren. Det vil i øvrigt kræve byggetilladelse.

 

Spørgsmål 12: Kan man få forhåndsgodkendt plan om at stille borde og parasol op ved siden af pølsevognen, eller skal man byde uden at kende til mulighederne for opstilling af borde, parasol mv.? Hvor meget plads kan i givet fald disponere over?

Svar 12: Det må IKKE forventes at blive givet tilladelse til at opstille borde, stole og lign uden for madboden.

 

Spørgsmål 13: Der er ikke opbevaring til emballage og tørvarer – kan dette etableres og hvem skal betale?

Svar 13 Løsninger omkring opbevaring til emballage og tørvarer afhænger bl.a. sortimentet. Løsningsforslag er velkomne.

 

Spørgsmål 14: Hvilke regler/begrænsninger er der for opsætningen af skilte mv. på madboden?

Svar 14: Der må ikke være skilte på selve madboden. Der kan søges om tilladelse til et mindre skilt med bodens navn tilpasset madboden og torvet, øvrig skiltning skal foregå ved lugen.